자동 메시지 설정하기
상담을 시작할 때, 상담이 지연될 때 등등! 다양한 상황에서 고객 안내를 돕는 자동 메시지를 활용할 수 있습니다.
해피톡에 로그인한 다음, [서비스설정] > [고급 설정] - [자동 메시지 관리]에서 상황별 자동 메시지를 설정하실 수 있습니다.
읽기 전에 잠깐! 카카오 상담톡만 사용하신다면 아래 카카오 상담톡 자동메시지 설정하기를 바로 확인해 주세요.
1. 상담 인사말 설정하기
상담이 시작될 때 고객에게 발송되는 메시지입니다. 우리 회사의 첫인상이 결정되는 중요한 인사말이라😃 간결하고 친절하게 작성하시는 것을 권장합니다.
오른쪽 버튼이
으로 설정되어 있는지 확인한 다음, 인사말을 작성하고 '적용'을 클릭해 주세요.
상담 인사말을 작성할 때 확인하세요!
✅ 우리 회사와 어울리는 첫 인사인가요? ✅ 회사 규정상 소속과 담당자명을 밝혀야 하나요? (그렇다면 [counselor_name]을 활용하세요.) ✅ 고객의 용건을 확인하셨나요? (예시: 무엇을 도와드릴까요? 문의를 남겨주세요.)
2. 상담 제목 설정하기
고객이 상담을 요청했을 때 상담원이 확인할 제목을 설정하실 수 있습니다. 상담 분류를 한눈에 볼 수 있도록 파라미터를 활용할 수도 있습니다.
오른쪽 버튼이
으로 설정되어 있는지 확인한 다음, 상담 제목을 작성하고 '적용'을 클릭해 주세요.
3. 상담대기 인원 안내하기
고객 문의가 많아 바로바로 응대할 수 없는 상황이라면 이 기능을 활용해 보세요.
오른쪽 버튼이
으로 설정되어 있는지 확인한 다음, 안내 메시지를 작성하고 '적용'을 클릭해 주세요.
상담대기 인원 안내를 작성할 때 확인하세요!
✅ 상담대기 인원 안내는 번호표를 뽑게 하는 것과 같아요. 고객이 너무 많이 기다리지 않게 해 주세요. ✅ 고객의 대기시간이 길어진다면 문의 내용을 먼저 남겨 놓으라는 메시지를 전하는 것도 추천합니다.
4. Busy Time 안내 메시지 설정하기
Busy Time 안내 메시지를 On으로 설정하면 상담원 연결 후 메시지를 보내는 고객에게 해당 안내 메시지가 바로 발송됩니다. 고객이 계속 답변을 달라고 메시지를 남길 때 활용하시면 좋아요.
오른쪽 버튼을 클릭해
으로 설정한 다음, 안내 메시지를 작성하고 '적용'을 클릭해 주세요.
Busy Time 안내 메시지를 활용할 때 확인하세요! ✅ 상담이 폭주할 때 사용하세요. ✅ 정말 급한 문의는 전화나 다른 상담 채널로 유도하시는 것도 좋습니다.
5. 근무 시간 외 안내 메시지 설정하기
퇴근 후, 휴무일 등 근무 시간이 아닐 때 고객에게 발송되는 메시지입니다. 근무 시간 설정하기에서 설정한 근무 외 시간에 이 메시지가 발송됩니다.
안내 메시지를 작성하고 '적용'을 클릭해 주세요.
근무 시간 외 안내 메시지를 활용할 때 확인하세요! ✅ 해당 시간에 응대 가능한 다른 상담채널로 유도하거나, 상담시간에 다시 문의하라는 안내를 적어 주셔도 좋습니다.
챗봇 사용 여부에 따라 카카오 상담톡과 웹채팅·네이버톡톡의 근무시간 외 안내 메시지 발송이 달라집니다. 챗봇을 사용하는 경우 : 카카오 상담톡과 웹채팅·네이버톡톡 모두 근무 시간 외 안내메시지가 발송됩니다. 단, 근무 시간 외 상담접수를 N으로 설정해 두셨다면 해당 메시지가 발송되며 상담이 자동종료됩니다. 챗봇을 사용하지 않는 경우 : 카카오 상담톡은 상담부재 시스템 메시지가 발송되며, 웹채팅·네이버톡톡은 자동 메시지로 설정해 둔 근무 시간 외 안내메시지가 발송됩니다. 근무 시간 외 상담접수가 N으로 설정된 경우 해당 시간 상담방 자체가 생성되지 않습니다.
카카오 상담톡의 근무 시간 외 안내메시지를 바꾸기 위해서는 별도 설정이 필요합니다. 아래 카카오 상담톡 자동메시지 설정하기를 확인해 주세요.
6. 상담불가 안내 메시지 설정하기
모든 상담원이 휴식 중이거나 상담이 어려울 때 고객에게 발송되는 메시지입니다.
안내 메시지를 작성하고 '적용'을 클릭해 주세요.
상담불가 안내 메시지를 활용할 때 확인하세요! ✅ 언제부터 상담이 재개될지 예정 시간을 안내하시면 좋습니다. ✅ 급한 문의에 바로 응대 가능한 전화번호 등을 안내하시는 것도 추천합니다.
7. 식사 시간 안내 메시지 설정하기
모든 상담원이 식사 중일 때, 고객에게 기본 안내 메시지와 추가로 발송되는 메시지입니다. 밥은 먹고 일하셔야죠! 😁
안내 메시지를 작성하고 '적용'을 클릭해 주세요.
식사 시간 안내 메시지를 활용할 때 확인하세요!
✅ 기본 안내 메시지인 ‘안녕하세요. (설정된 식사시간)까지 식사 시간으로 상담이 불가합니다.’ 뒤에 작성한 안내 메시지가 추가되어 발송됩니다.
8. 상담건수 초과 메시지 설정하기
혹시 모를 상담 폭주에 대비해 [기본 조건 설정] - [상담건수 제한설정] 에서 상담건수를 제한해 두셨다면, 해당 상황에서 이 메시지가 발송됩니다.
안내 메시지를 작성하고 '적용'을 클릭해 주세요.
상담건수 초과 메시지를 활용할 때 확인하세요! ✅ 고객에게 게시판, FAQ, 안내 링크 등의 상담채널을 안내해 상담을 분산시키는 것도 좋습니다.
9. 카카오 상담톡 자동 메시지 설정하기
카카오 상담톡에서는 상담시작, 상담종료, 상담불가, 상담부재 상황에서 4가지 자동 메시지만 사용하실 수 있습니다. 기본으로 설정된 자동 메시지는 다음과 같습니다.
1:1 채팅을 요청하셨습니다. 채팅 내용은 상담 품질 관리를 위해 #{위탁사명}에 저장됩니다. 상담을 시작하려면 메시지를 입력해주세요. 채팅을 원치 않으시면 "!종료를 입력해주세요.(카톡)
(발송시점: 상담 세션 시작 시)
카카오 상담톡 자동 메시지는 해피톡 운영팀을 통해 변경하셔야 합니다. [email protected] 로 고객사명 및 자동 메시지 내용을 전해주시면 확인 후 변경 도와드리겠습니다. 💙
카카오 상담톡 자동 메시지 변경 전 꼭 확인하세요!
✅ 상담 시작 메시지에는 #{위탁사명}, 상담내용 저장, 종료방법 안내 등이 반드시 나와야 합니다. ✅ 입력 가능한 최대 글자수는 메시지별 200자 이내입니다. ✅ 광고성 메시지는 쓸 수 없습니다. ✅ 메시지 타입(시작/불가/부재/종료)과 관련 없는 내용은 반려됩니다. ✅ 메시지는 카카오의 검수를 통해 승인 후 적용됩니다. 보통 하루 정도가 걸립니다.
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